Przyjęcie i odejście pracownika.

Sprzęt, konta i dostęp do firmowych danych. Jak ustalić zadania, terminy i odpowiedzialność zespołu IT.

Technika 3 min czytania, Zespół DESQIO opublikowano 4 września 2026, aktualizacja 8 października 2026

Przyjęcie pracownika (onboarding) wymaga przygotowania sprzętu i dostępu do systemów. Przy odejściu (offboarding) trzeba odebrać dostęp i rozliczyć wyposażenie. Ustal, które czynności wykonują HR, IT, administracja i przełożony.

Zbierz informacje w jednym zgłoszeniu.

Przełożony albo kadry składają ze swojego konta zgłoszenie z potrzebą firmy. Podają w nim datę rozpoczęcia pracy, stanowisko, lokalizację, potrzebny sprzęt i dostęp. Nie jest to założenie zgłoszenia w imieniu przyszłego pracownika. Zbieraj tylko dane potrzebne do wykonania zadania.

Termin zgłoszenia dopasuj do czasu potrzebnego na przygotowania. Tydzień może wystarczyć przy dostępnym wyposażeniu, ale zakup sprzętu może wymagać więcej czasu. Reguła powinna być uzgodniona między działami, a nie zależeć od pojedynczego przypomnienia.

Sprawdź, czy zgłoszenie obejmuje typowe elementy przyjęcia.

W DESQIO ustalenia dotyczące nowej osoby zostają w jednym zgłoszeniu, a opiekun zapisuje wykonane czynności w jego historii. Zobacz obsługę zgłoszeń IT

Wskaż osoby odpowiedzialne za zadania.

Przypisz odpowiedzialność za sprzęt, konta i odbiór stanowiska. W DESQIO zapisujesz wykonane czynności w historii zgłoszenia. Aplikacja nie tworzy osobnych list zadań i nie zakłada kont w innych systemach.

Taki zapis pozwala sprawdzić gotowość przed pierwszym dniem pracy. Samo wysłanie formularza nie jest jeszcze potwierdzeniem, że wszystkie zadania zostały wykonane.

Zaplanuj odebranie dostępu.

Przy odejściu pracownika ustal dokładny termin wyłączenia kont i osoby odpowiedzialne za poszczególne systemy. Uwzględnij firmowy katalog Active Directory oraz usługi, które korzystają z własnych kont.

Wyłączenie konta w katalogu nie musi natychmiast zakończyć wszystkich aktywnych sesji. Systemy mogą pobierać zmiany przy kolejnej synchronizacji. Zespół IT powinien sprawdzić, że dostęp rzeczywiście został odebrany, oraz zakończyć sesje tam, gdzie jest to potrzebne.

W DESQIO konto wyłączone w katalogu traci dostęp przy kolejnej synchronizacji. Ta synchronizacja kończy też trwające sesje tego konta. W dniu odejścia administrator może uruchomić ją ręcznie. Jeśli odchodzi osoba z zespołu obsługi, zgłoszenia, które prowadzi, trzeba wcześniej przekazać innej osobie. Może to zrobić opiekun zgłoszeń z dostępem do tego obszaru lub administrator firmy.

Osobno odnotuj zwrot sprzętu, zwolnienie licencji i ustalenia dotyczące skrzynki pocztowej. Nie zakładaj, że te czynności wykonują się automatycznie po wyłączeniu jednego konta.

Przy odejściu sprawdź te elementy.

Zachowaj historię wykonanych czynności.

Przy zgłoszeniu zapisuj wykonane działania, daty i osoby odpowiedzialne. Pozwala to później sprawdzić, kiedy przygotowano stanowisko lub odebrano dostęp.

Treść zgłoszeń udostępniaj zgodnie z ustalonymi uprawnieniami. Informacje o przyjęciu i odejściu pracownika nie powinny być dostępne osobom, które nie potrzebują ich do wykonania zadania.

Najpierw ustal proces, potem automatyzację.

Rozpocznij od listy czynności i odpowiedzialności. Dopiero po sprawdzeniu procesu oceniaj, które kroki warto automatyzować. Przy wyborze systemu potwierdź osobno obsługę formularzy, list zadań i automatycznego zakładania kont. To różne możliwości.

Zobacz, jak DESQIO obsługuje zgłoszenia IT i zgłoszenia pracownicze HR oraz jak działa integracja z Active Directory.

Przeczytaj też: Technika
Integracja z Active Directory
Sprawdź, jak firmowy katalog kont może ułatwić obsługę użytkowników i dostęp do systemu zgłoszeń.
Czytaj
Dane i dostęp
RODO a system zgłoszeń IT
Dostęp do danych pracowników, okresy przechowywania i anonimizacja kont. Co ustalić przy korzystaniu z systemu zgłoszeń.
Czytaj

Nowa osoba w firmie jako jedno zgłoszenie z historią.

Przejdziemy przez formularz i historię obsługi, a potem ustalimy, które informacje warto zbierać w Twoich zgłoszeniach.