RODO a system zgłoszeń IT.
Dostęp do danych pracowników, okresy przechowywania i anonimizacja kont. Co ustalić przy korzystaniu z systemu zgłoszeń.
Dane i dostęp 6 min czytania, Zespół DESQIO opublikowano 7 września 2026, aktualizacja 19 października 2026
System zgłoszeń zawiera dane pracowników, opisy zgłoszeń i załączniki. Informacje te mogą być potrzebne do obsługi problemu, ale wymagają odpowiednich zasad dostępu i przechowywania. Poniższe pytania pomogą przygotować rozmowę z osobą odpowiedzialną za ochronę danych w Twojej firmie. Nie zastępują oceny prawnej konkretnego wdrożenia.
Sprawdź treść i załączniki.
Dane osobowe to nie tylko imię i adres e-mail zgłaszającego. Mogą pojawić się również na zrzucie ekranu, w załączonym dokumencie i w przekazanej korespondencji. Niektóre opisy mogą ujawniać informacje o zdrowiu pracownika.
Formularz powinien zbierać dane potrzebne do obsługi zgłoszenia. Warto też wyjaśnić pracownikom, jakich informacji i załączników nie należy przesyłać, jeśli nie są potrzebne do rozwiązania problemu.
W DESQIO treść zgłoszeń i załączniki zostają na serwerze Twojej firmy, a kto je widzi, wynika z obszarów i nadanych uprawnień. Zobacz, gdzie są dane i kto ma do nich dostęp
Ustal role firmy i dostawcy.
Administrator danych to podmiot, który decyduje o celach i sposobach przetwarzania. Przy zgłoszeniach własnych pracowników rolę tę zwykle pełni firma. Nie należy jej mylić z rolą administratora aplikacji.
Ustal, jakie dane przetwarza dostawca, w jakim celu i na jakiej podstawie. Instalacja na własnym serwerze nie rozstrzyga jeszcze zasad jego dostępu przy dodatkowej pomocy IT. Zakres współpracy opisuje umowa powierzenia przetwarzania. Powinna ona odpowiadać temu, jak system naprawdę działa.
W umowie powierzenia sprawdź też czynności, które dostawca wykonuje bez wglądu w treść zgłoszeń, na przykład zlecone zmiany w ustawieniach i strukturze firmy. Takie czynności zdarzają się przy utrzymaniu aplikacji, więc zapewnienie, że dostawca nie widzi niczego, zwykle wymaga doprecyzowania.
Zasady przetwarzania danych strony internetowej opisuje Polityka prywatności. Dostęp do danych w instalacji klienta regulują ustalenia wdrożeniowe i umowa powierzenia. Techniczny zakres dostępu opisujemy na stronie Bezpieczeństwo.
Oddziel dostęp do zgłoszeń od pomocy technicznej.
Zapytaj osobno, kto po stronie dostawcy może przeczytać treść zgłoszenia i na jakich zasadach może zalogować się do aplikacji na konto serwisowe. Włączenie jednego z nich nie powinno otwierać drugiego.
Zapytaj też, czy te ustawienia można zmienić po wygaśnięciu licencji. W DESQIO po wygaśnięciu licencji system od razu przechodzi w tryb tylko do odczytu i ustawień nie da się zmienić. Dostęp, który ma się skończyć razem z umową, trzeba więc wyłączyć przed jej końcem.
Ustal, czy udział dostawcy w obsłudze zgłoszeń jest osobnym ustawieniem firmy, kto to ustawienie włącza i wyłącza oraz gdzie system zapisuje każde skorzystanie z dostępu. Sprawdź ustawienia zaraz po instalacji i dopytaj, czy administrator dostaje powiadomienie, gdy dostawca zaloguje się do aplikacji. Nie zakładaj, że wszystkie systemy działają według tych samych zasad.
W DESQIO są to dwa osobne ustawienia firmy. Jedno daje zespołowi DESQIO wgląd w zgłoszenia obszaru IT, drugie włącza konto serwisowe. Oba włącza i wyłącza wyłącznie główny administrator firmy. Konto serwisowe jest domyślnie wyłączone. Logowanie na nie wymaga drugiego składnika, czyli dodatkowego kodu poza hasłem, a administratorzy firmy dostają powiadomienie, którego nie można wyłączyć. Zmiany ustawień, logowania serwisowe i wejścia zespołu DESQIO w dane firmy trafiają do Dziennika zdarzeń. Są tam przechowywane bez ograniczenia czasu.
Sprawdź też zakres wglądu. W DESQIO dodatkowa pomoc IT odbywa się przez zdalne połączenie z komputerem administratora firmy, pod jego okiem. Wgląd zespołu DESQIO jest potrzebny, gdy firma przekazuje zgłoszenie w aplikacji. Po włączeniu wglądu zespół DESQIO może czytać i obsługiwać zgłoszenia obszaru IT z notatkami wewnętrznymi, załącznikami i danymi zgłaszających oraz czytać bazę wiedzy. Wgląd nie obejmuje HR ani innych obszarów poufnych.
Techniczne logi serwera zespół DESQIO sprawdza, gdy Twoja firma da mu do nich dostęp, albo w zdalnym połączeniu z komputerem Twojego administratora. Te logi nie zawierają treści zgłoszeń ani wpisów Dziennika zdarzeń.
Sprawdź uprawnienia i historię.
Firma powinna wiedzieć, kto może przeczytać zgłoszenie i jakie działania zapisuje system. Obszary poufne, na przykład HR, wymagają węższego dostępu. W DESQIO dostęp do ich treści nadaje imiennie główny administrator firmy. Sama rola w firmie tego dostępu nie daje. Wgląd zespołu DESQIO nie obejmuje obszarów poufnych, także gdy firma go włączy.
Sprawdź, czy taki dostęp da się nadać i odebrać osobno, niezależnie od innych uprawnień, i czy każda taka zmiana zostaje zapisana. Ustal również, czy Dziennik zdarzeń zapisuje zmiany uprawnień i działania na zgłoszeniach. Nie utożsamiaj dziennika zmian z rejestrem każdego odczytu, jeśli dokumentacja tego nie potwierdza.
Ustal okres przechowywania.
Okres przechowywania ustal osobno dla każdego rodzaju danych. Trzymaj je tak długo, jak są potrzebne do celu, w którym je zbierasz, i tak długo, jak nakazują przepisy obowiązujące Twoją firmę. Nie należy przyjmować jednego terminu wyłącznie dlatego, że dane znajdują się w systemie zgłoszeń.
Sprawdź przy tym, o których okresach decyduje firma, a które są stałe. W DESQIO firma ustawia okres przechowywania zamkniętych zgłoszeń od 12 do 120 miesięcy. Domyślnie to 36 miesięcy. Pliki gotowych eksportów można pobrać przez 72 godziny, potem aplikacja je usuwa.
Ważne zdarzenia w Dzienniku są przechowywane bez ograniczenia czasu. Należą do nich zmiany i usunięcia zgłoszeń, anonimizacja konta, zmiany dostępu, eksporty oraz logowanie konta serwisowego zespołu DESQIO. Firma nie zmienia w aplikacji okresów przechowywania Dziennika.
Zdarzenia drobne, czyli udane i nieudane próby logowania, zakończenia sesji i zmiany we własnym profilu, aplikacja usuwa po siedmiu dniach. Uwzględnij to w rejestrze czynności przetwarzania, bo zdarzenia przechowywane bez ograniczenia czasu wskazują osoby, które wykonały daną czynność.
Ustal też zasady usuwania zgłoszeń i postępowania z kopiami zapasowymi. W DESQIO zgłoszenie usuwa wyłącznie główny administrator firmy i podaje powód. Usunięcie jest natychmiastowe i nieodwracalne w aplikacji. Zgłoszenie znika razem z historią obsługi. W Dzienniku zdarzeń zostaje tylko, kto je usunął, kiedy i z jakiego powodu, bez treści i bez wcześniejszych wartości pól. Szczegóły opisuje poradnik o historii zgłoszenia.
Kopie zapasowe są przechowywane w Twojej firmie, więc ich okres ustalasz poza aplikacją. Usunięte zgłoszenie zostaje w kopiach wykonanych wcześniej, dopóki nie zastąpią ich nowe. Zasady kopii znajdziesz w poradniku Kopie zapasowe i aktualizacje.
Przygotuj odpowiedź na wniosek pracownika.
Pracownik może poprosić o swoje dane albo o ich usunięcie. Sprawdź, czy system ma osobny eksport dotyczący jednego konta i kto może go uruchomić. Eksport całej firmy, eksport jednego zgłoszenia i eksport danych jednej osoby to trzy różne rzeczy o różnym zakresie.
Na wniosek trzeba odpowiedzieć bez zbędnej zwłoki, co do zasady w ciągu miesiąca. Prawo do usunięcia danych nie jest bezwzględne. Firma może zachować dane, które musi przechowywać na podstawie przepisów albo które są potrzebne do dochodzenia lub obrony roszczeń.
Sprawdź zakres anonimizacji konta. W DESQIO usuwa ona imię, nazwisko, login, telefon i e-mail z danych konta. Sam zapis konta pozostaje powiązany z historią zgłoszeń.
Anonimizacja nie sięga dalej niż tożsamość konta. Jeżeli nazwisko zostało wpisane w opis zgłoszenia albo w komentarz, zostaje tam i trzeba je znaleźć osobno. Z tego powodu anonimizacji nie należy przedstawiać jako realizacji prawa do usunięcia danych.
Jak to działa w DESQIO, opisują strony Uprawnienia i audyt oraz Bezpieczeństwo.
Przeczytaj też: Wdrożenie
Własny serwer czy chmura?
Porównaj kontrolę nad danymi, obowiązki zespołu IT i koszty utrzymania. Wybierz model odpowiedni dla swojej firmy.
Czytaj
Wdrożenie
Jak wybrać system zgłoszeń
Sprawdź funkcje, dostęp do danych i pełny koszt systemu. Lista pytań, które warto zadać dostawcy przed zakupem.
Czytaj
Odpowiemy na pytania Twojego inspektora ochrony danych.
Uprawnienia i zapis zmian w Dzienniku zdarzeń pokażemy Ci podczas prezentacji. Osobie odpowiedzialnej za ochronę danych przekażemy tabelę uprawnień i zasady dostępu zespołu DESQIO.